この打ち合わせ意味ある？なんでわざわざ行く必要がある？

あのクライアントまじで会いたくない。どうせ要点えないし、わけのわからない提案ばっかりする。なんであの会社はぞろぞろ関係ない奴ばっかり連れてきて会議に出席させるんだろう。おかげで雑音ばかりで全然捗らない。

どうせ行ったら小さいこと突っ込まれたりして怒られるんだろうな・・。もうこの際、ばっくれてしまおうか？いや、それはできない。あぁ、本当打ち合わせいきたくないな。海とかいきてー。はぁぁぁ(深いため息)。

打ち合わせに行きたくない病にかかっている方へ。

今日のトピックは打ち合わせに行きたくない人への簡易処方箋的な内容です。そもそも喜んで行きたい打ち合わせってあんまりないですよね。はっきりいって、ほとんどの打ち合わせって行かなくてもいいんじゃないかな？と思ったりますよね。

大会社なら「そんなに出席者必要？」っていう打ち合わせが結構あるし、フリーランスの場合は「移動時間も私の給料なんですけど？それいかなきゃだめ？」みたいなちょっと憤りする感じるケースもあると思います。広告とかクリエイティブの人は「え、その時間からやる？」みたいな代理店に引っ張られる謎の時間の打ち合わせ、突然の打ち合わせも多いかと・・。

それにぶっちゃけて会いたくないクライアントにわざわざ会いに行くほどしんどいことはありません。あぁ、本当打ち合わせ行きたくない！・・でも行かなきゃ。

今回の内容は、基本的に「打ち合わせに行きたくないときどうすればいいか」つまりは「行かないようにするにはどうすればいいか？」という解決策を紹介したいと思います。

 

行きたくないなら、行かないで済む方法で打ち合わせする。

 

あたりまえすぎて拍子抜けするかもしれませんが、行きたくなければ行かないで済む方法を考えればいいだけです。もちろん打ち合わせそのものがなくなるに越したことはありませんが、それが難しいならスカイプやGoogleハングアウトで打ち合わせすればいいだけの話です。

何をあたりまえすぎることをと思われるかもしれませんが実際にほとんどの会社やフリーランスがあまりオンラインミーティングを取り入れていないのが現状かと思います(またはうまく活かせていない)。

なぜかすぐに会って話しましょう！と提案してくるかたもいますが、そういう方は「せわせわと動く」＝「働いてる」、または人に会うのが単純に好き！という価値観の方に多く、ばりばりの営業マンや中小企業の社長に多いのが特徴です。

もちろんそのやりかたを否定するわけではありません。迅速なレスポンスにすぐに動ける行動力。そういう方法で成功している方が多いのも間違いありません。けれどすべての人がそういうタイプではありませし、特にクリエイターは自分で作業する時間も多く、長く集中が必要な場合もあります。

そういう人は作業の合間に、デスクでさくっと打ち合わせができるにこしたことがないので、なるべく会ってまで話す必要のないことはオンラインビデオで済ませましょう。

 

どうすればビデオ会議がうまくいくのか？

 

とはいえいきなり今まで会っていたものを突然オンラインに変えるというのは簡単ではありません。社内ルールや上司の価値観でオンラインミーティングをしたいといってもそう簡単に許可されないかもしれません。クライアントもなんでいきなり？と拒否反応を示す人がいるかもしれません。

なのでここでは、どうすればスムーズにオンラインMTGに移行できるのか？どのようにすればオンラインMTGがうまく行くのか？といったTipsを紹介したいと思います。

 

1.クライアント/上司に慣れさせる。

これ、かなり重要です。やったことないことはわからないし、食ったことない料理が好きかどうかわかりません。それと同じで誰だって新しいことに抵抗があるので、まずはなんでもいいのでスカイプなりでコミュニケーションをとってみましょう。

いきなりいままでのミーティングをオンラインでやりましょう！といってもなかなか受け付けられないのでそれはおすすめできません。なんでもいいです。まずは触って、使ってみさせましょう。たとえばいままで電話で話していたこととか。

このデザインどうでしたか？と聞くところを、ちょっとだけ詳しく説明したいのでスカイプでいいですか？みたいな感じだとやりやすいと思います。

2.簡易アジェンダをつくっておく。

オンラインミーティングのデメリットがやはり温度感がわかりにくいという点があります。オンラインでMTGすればわかりませんが、いかに対面で話しあうと情報量が多いのかがよくわかります。

とくに対話している人の温度感がわかりませんので、打ち合わせも軸がブレやすくなってしまいます。なので30分以上の打ち合わせが必要な場合、事前にチャットなどで簡易アジェンダを共有しておきましょう。打ち合わせの目的、ゴール、議題の順番。この３つがあればOKです。

 

3. メリハリをつける。

2でも申し上げましたが、やはり対面の打ち合わせは大事です。ですが、オンラインですむことはオンラインでやってしまいましょう。でも対面で打ち合わせも大事。ようはメリハリです。

この話は電話じゃなくて・・というのってありますよね。それと一緒で、この人はなんでもかんでもオンラインでやると思われるよりも、大事なときは会って話す人だと思われたほうが信頼も増しますし、メリハリがあって仕事ができる人とおもわれやすくなります。

 

4 .細かくコミュニケーションをとる。

これも大事です。一度会って話すのと、電話で一回話すのではまったく違いますよね。2.3と重複するようですがコミュニケーションがオンラインよりになればなるほど、細かくコミュニケーションをとりましょう。

個人的な肌感覚でいうと、移動時間を考えれば、いままで全部で2時間かかっていたところをスカイプなら15分で終わる。であればもう一回くらいでちょうどいい(合計30分)くらいがちょうどいいと思います。またはまだEmailで連絡している方は、チャットに切り替えてこまめに連絡をとるようにしましょう。

とはいえ、会社の体質だからという方へ。

無駄な打ち合わせで結局残業。とにかく体育会系だから「行け！行け！」となってしまう。そういう会社ってまだありますよね。

残念ながらそういう会社ってだいたいトップが営業あがりで「せわせわと動く」＝「働いてる」という意識で成功してきた？場合が多く、それを押し付ける傾向があります。で、だいたいが残念ながらブラックです。

上場してれば何かのきっかけでトップが変わるかもしれませんが、前年ながら中小の場合はトップが変わることはほとんどありません。ということは会社のやりかたも変わりません。

そういうときはどうするか？

転職しましょう。はっきりいってあなたの会社以上に理解がある会社はいくらでもあります。あなたが変えられないことを無理して変えようとするくらいなら、あなた自身が新しい場所で変わってください。

応援してます。